すみません。質問なのですが。
立候補の方が企画の【ToDo】にアピールを書いていて
立候補期限・投票期間も決まっている?(仮)でも決まっている状況ですよね？
後は投票方法（投票者はセクマネ１人、サブマネ２人に票を入れる,
立候補者は自分に入れてOKなど）を決めるだけではないのですか？
【ここからは個人的意見】
個人的にはゆにさんが書いていましたが投票はToDoでやる案がいいと思います。
書記が必要になるのは企画の会議が始めってからになるので１回目の企画会議で決めるのが良いと思います。