初めまして、制作セクション所属のA吉です。
企画会議お疲れさまでした。
用事がありTSにて会議を拝見致しました。

■データ共有や連絡について
こちらは早急に用意が必要かも知れませんね、知識不足かも知れませんが、
googleドライブや無料のデータ管理ツールではデータ量に限界があるので、
データ共有サーバー的なのをお金を出して借りなきゃかもですね。
（サーバーを借りる場合は本会議の議題として出す必要があるかな？）
サーバーにアップしてurlを送るのはその辺に詳しくない方の負担が大きい気もしますので。

■検索結果ボタンに関して
こちらでも検証してみましたが、ニコニコのブログにはcss、jsはやはり使用できませんでした。
みなさんが言われている通り、スマホも考えるとgifが良さそうですね。

■セクションリーダー、書記に関して
自分は仕事で確実に動ける確証がないので、他の方にお任せ致します。よろしくお願いします。