苦手意識を克服！ いまさら聞けない職場の電話対応
自分が受けた電話が、早口で聞き取れなかったり、要点を得ないメモになってしまったり。メールなら後で確認できますが、電話は切れたらそこでおしまい。
上手に伝言メモを残すには、どうすればよいでしょうか？
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■とにかくメモを取る
まずは、殴り書きでいいのでとにかくメモをとりましょう。自分だけにしか読めない文字でも、その後清書をすればOK。
あらかじめ「Tは折り返しこちらから電話をすること」など、自分で記号を決めておくとさらにスムーズです。
■内容を復唱して確認する
メモをさらに確実にするには、内容を復唱すること。相手が早口で聞き取れなかったときにも有効です。
とくに名前は重要ですので、曖昧なときには「申し訳ございませんが、もう一度お名前をお聞かせいただけますか？」と言って、再度うかがいましょう。
■重要なことは、先方に再度質問する
メモを取るときに一番注意したいのは、先方の名前や時間、数字など。とくに時間は「15時」と「5時」などを間違えることも多いので、危うい場合には再度先方にうかがいましょう。
また「川」と「河」、「興行」と「工業」など、間違えやすい漢字にも注意を払えば、さらにワンランク上の伝言になります。
■【これで解決！】電話機の右横に常にメモ用紙と筆記用具を
「カウ坊の部屋」
無料でダウンロードでき、要点を押さえて書き込めるようになっているので便利。裏紙に印刷すれば節約にも。
「SHOP MOJIMOJI」Deng Onメモ
キーボードのすき間に挟んで立てかけられるため、散らかりがちなデスクで大事なメモが埋もれてしまう心配がない。
右利きの人の場合、受話器は左手で、メモは右手で取るのが基本。電話を取ったらすぐにメモができるように、電話の右脇にメモ用紙と筆記用具をワンセットにして、常に準備しておきましょう。
Vintage phone image via Shutterstock