仕事のミスを減らしたい！そんな時見直したい3つのポイント

2013/03/02(土) 00:10

信頼は得るのは難しく、失うのは一瞬です。仕事の失敗にもいろいろありますが、オトナ女子ともなればデスクワークでの単純ミスはそろそろ卒業したいもの。人間なので完璧とはいかないけれど、3つのポイントを見直すことで事務ミスを0に近づけることができます。

集中が途切れるタイミングを知る

ミスは大きく分けて「うっかり」「思い込み」の二つの原因で起こることが多いですよね。
「うっかりミス」は仕事に慣れていないとき、「思い込みによるミス」は仕事に慣れすぎているときに起きるケースが大半。そのきっかけは「集中力の低下」ではないですか？集中力が欠けているときは、慣れない仕事で手順や内容の確認が雑になり、慣れた仕事では思い込みで判断して失敗してしまうものですよね。
「昼食後は眠くなる」「月曜の朝はテンションが上がらない」など自分の集中力が下がる時間帯やタイミングを把握しておき、そのタイミングに大切な仕事を当てないように心がけてみましょう。集中しなくてもできるウォームアップ的な仕事を用意しておいたり、デスクの整頓などで気分転換をするのもおススメです。
同じ仕事をずっとしているのも集中力を下げるので、「1時間仕事をしたら10分間別の仕事をする」のもリフレッシュになります。

仕事のツールを見直す

電卓にしてもペンにしても、いつも使っている道具を見直すことがミス撲滅に一役買うことも。可愛いからと「00」のキーがないキャラクターものの電卓を使っていた人が、ボタンを押しやすい電卓に買い替えた途端ミスが激減したケースもあります。そのほか、かすれたインクのペンのせいで誤読、貼り付けできないメモに連絡を書いてメモごと紛失…なんてケースも。
いつも使っている文具が本当に使いやすいか見直すことで、想像以上にミスを減らすことができる場合もあります。今使っている文房具が使いにくいな…と感じているなら、自分好みの使いやすいものに買い替えてしまいましょう。仕事の動線をを無視したデスクのレイアウトもやりにくさのモト。ひいてはミスを引き起こします。右利きなのに右手に電話があるようでは電話に出ながらメモを取れませんよね。

仕事に必要な情報を確認する

「こういう意味で頼まれたと知っていれば、もっと違うやり方で取り組んだのに」間違っていないのに悔しい、こんな失敗はありませんか？仕事を受けるときに期限やその仕事の目的など、きちんと確認していますか？
気心の知れたメンバーで仕事していると、「早めに」などあいまいな期限を提示されたり、何に使う資料なのかわからないままにデータ作成を頼まれたりすることもあります。期限はきちんと日時で確認する、何の目的でする仕事なのか、自分の仕事の背景を把握して取り組むことで、周囲とのイメージ違いによる失敗を防げます。周囲と意思の疎通を図って仕事に取り組むことで能率までもアップするかもしれません。

仕事のミスを起こす理由は、その人の能力が足りないせいとは限りません。環境を見直すことで無理なく、ミスのない堅実な仕事ができるようになるものです。リフレッシュも兼ねてデスク周りやコミュニケーションを見直してみては？